一、會議室的布局：

影響畫面質量的一大因素，是會場四周的景物和顏色，以及桌椅的色調。一般忌用“白色”、“黑色”之類的色調，這兩種顏色對人體將產生“反光”及“奪光”的不良效應。所以無論墻壁四周、桌椅均采用淺色色調較為適宜，如墻壁四周米黃色，淺綠，桌椅淺咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色。對攝像背景(被攝人物背后的墻)不宜掛有山水畫等景物，否則將增加攝像對象的信息量，不利于圖像質量的提高。

從觀看效果來看，監視器的布局常放置在相對于與會者中心的位置，距地高度大約一米，人與監視器的距離大約為屏幕的6倍高度。對小型會議室(約10人)只需采用29#至34#的監視器即可，或者大會議室中的某一局部區采用;大型會議室應以投影電視機為主，都采用背投式，可在60#至100#之間酌情選擇，以100#為例，其尺寸為：寬2150毫米、高2880毫米、深200毫米，最好置于會議室最前面正對人的地方。

二、會議室照度：

燈光照度是會議室的基本必要條件。攝像機均有自動彩色均衡電路，能夠提供真正自然的色彩，從窗戶射入的光(色溫約5800K)比日光燈(3500K)或三基色類(約3200K)偏高，如室內有這兩種光源(自然及人工光源)，就會產生有藍色投影和紅色陰影區域的視頻圖像;另一方面是召開會議的時間是隨機的，上午、下午的自然光源照度與色溫均不一樣。因此會議室裝修應避免采用自然光源，而采用人工光源，所有窗戶都應用深色窗簾遮擋。 在使用人工光源時，應選擇冷光源，諸如“三色基燈”(R、G、B)效果最佳。避免使用熱光源，如高照度的碘鎢燈等。會議室的照度，對于攝像區，諸如人的臉部應為500LUX，為防止臉部光線不均勻(眼部鼻子和頜下陰影)三基色燈應放置適當的位置，對于監視器及投影電視機，他們周圍的照度不能高于80LUX，否則將影響觀看效果。

三、會議室聲學要求：

會議室裝修時為保證聲絕源與吸聲效果，室內鋪有地毯、天花板、四周墻壁內都裝有隔音毯、窗戶應采用雙層玻璃，進出門應考慮隔間隔裝置。

四、會議室供電系統：

為了保證會議室供電系統的安全可靠，以減少經電源途徑帶來的電氣串擾，會議室裝修時應采用三套供電系統。一套供電系統作為會議室照明用電;第二套供電系統作為整個終端設備、控制室設備的供電、并采用不中斷電源系統(UPS);第三套供電系統用于空調的設備的供電。